MyArkevia : coffre-fort numérique RH sécurisé
MyArkevia se présente comme un coffre-fort numérique développé par le groupe Cegedim, conçu pour centraliser et protéger vos documents personnels et professionnels. Nous allons détailler son fonctionnement, les garanties d’archivage, les mécanismes de sécurité et la manière dont il simplifie la gestion administrative au quotidien.
L’article en bref :
Nous résumons MyArkevia : un coffre-fort qui centralise vos documents avec conservation 50 ans, sécurité renforcée et accès 24/7 pour fluidifier vos démarches.
- Activez l’authentification forte et les notifications pour être alerté à chaque nouveau document.
- Exploitez le dépôt automatique des employeurs, classez par dossiers/mots-clés et exportez des copies horodatées au besoin.
- Sécurisez les échanges : partage contrôlé, évitez l’envoi par email ; données chiffrées et conformité RGPD.
- Côté IT, intégrez via API/connecteurs pour alimenter les coffres depuis votre SIRH et tracer les flux.
- À retenir : conservation 50 ans, disponibilité 24/7, sauvegardes régulières pour restaurer en cas d’incident.
Présentation de MyArkevia
MyArkevia est une solution de stockage en ligne destinée à recevoir, conserver et rendre accessibles des documents RH et personnels. Elle se destine autant aux salariés qui souhaitent garder leurs bulletins de paie qu’aux employeurs qui cherchent à dématérialiser la distribution des fichiers.
La plateforme prend en charge des formats courants et offre un espace dédié par utilisateur. En tant que coffre électronique, MyArkevia assure la réception automatique des documents déposés par les entreprises et permet ensuite la consultation, le téléchargement ou le partage contrôlé de ces fichiers.
Parmi les types de pièces gérées, on trouve notamment les bulletins de paie, les contrats de travail, les attestations employeur, les certificats de travail, les relevés fiscaux et d’autres justificatifs administratifs. Cette couverture étendue évite la dispersion des preuves et facilite la constitution d’un dossier personnel complet.
Conservation garantie pendant 50 ans
MyArkevia propose une durée d’archivage de 50 ans, une période conçue pour couvrir l’intégralité d’une vie professionnelle et permettre la conservation au-delà de la retraite. Cette longévité répond à des besoins fréquents : justificatifs pour les pensions, preuves en cas de litige ou demande administrative tardive.
Conserver des documents pendant plusieurs décennies réduit le risque de perte d’information liée aux changements d’employeurs, d’adresses ou de supports de stockage. En pratique, cela signifie que vos bulletins et contrats restent disponibles même si vous n’avez plus de relation active avec l’employeur qui les a émis.
La garantie de conservation à long terme s’accompagne d’un suivi d’intégrité des fichiers. Cela permet de produire, si nécessaire, des copies fiables et horodatées pour répondre à une procédure administrative ou à une réclamation juridique.
Sécurité renforcée et conformité réglementaire
La sécurité des données et la conformité aux réglementations européennes sont au cœur du service MyArkevia. La plateforme combine plusieurs couches de protection pour limiter les risques de fuite, d’altération ou d’accès non autorisé.
Mesures de sécurité techniques
Les fichiers hébergés sont chiffrés, ce qui garantit la confidentialité des contenus pendant la transmission et le stockage. MyArkevia applique des standards de chiffrement robustes afin de protéger les données contre les interceptions et les accès non autorisés.
En complément du chiffrement, l’accès au coffre est soumis à une authentification renforcée. L’authentification forte est souvent complétée par une double vérification via SMS ou applications d’authentification, limitant fortement le risque d’usurpation d’identité.
La plateforme assure également des mécanismes de traçabilité : journalisation des accès, horodatage des opérations et contrôles d’intégrité. Ces éléments contribuent à la preuve numérique en cas de contestation et permettent d’auditer les actions réalisées sur les documents.
Conformité au RGPD et droits des utilisateurs
MyArkevia se positionne comme conforme au RGPD, le cadre européen de protection des données. Cela implique la mise en place de procédures pour garantir les droits des personnes concernées : accès, rectification, portabilité et suppression des données personnelles.
Concrètement, vous pouvez exercer vos droits pour obtenir une copie de vos documents, demander la correction d’informations erronées, demander l’extraction de vos fichiers dans un format réutilisable ou demander la suppression de vos données lorsque le motif de conservation n’est plus applicable.
La conformité se traduit aussi par des engagements sur la conservation limitée et des mesures contractuelles avec les prestataires techniques. La gouvernance des données et les processus internes sont conçus pour répondre aux exigences légales et aux audits.
Pour en savoir plus sur les bonnes pratiques, consultez notre article sur la gestion des informations sensibles, enjeux, outils et bonnes pratiques.
Accessibilité flexible 24h/24, 7j/7
L’un des intérêts majeurs d’un coffre-fort numérique est l’accessibilité continue. MyArkevia permet la consultation de vos documents à tout moment, depuis n’importe quel appareil connecté à Internet.
Le service met à disposition un tableau de bord ergonomique et un moteur de recherche intégré pour retrouver rapidement un fichier. Ces outils réduisent le temps passé à rechercher une fiche ou un justificatif et améliorent l’efficacité de la gestion documentaire.
Vous accédez aux documents sur ordinateur, tablette ou smartphone, ce qui facilite les démarches administratives en mobilité. La disponibilité permanente transforme la façon dont vous constituez et utilisez votre archive personnelle.
Pour visualiser rapidement les fonctionnalités clés liées à l’accessibilité, le tableau suivant synthétise les éléments principaux.
| Fonction | Avantage | Mode |
|---|---|---|
| Disponibilité 24/7 | Accès permanent aux documents | Web et mobile |
| Tableau de bord intuitif | Navigation et gestion simplifiées | Interface web |
| Moteur de recherche | Recherche par mots-clés, dates, types | Indexation full-text |
| Synchronisation | Documents disponibles sur plusieurs appareils | Cloud sécurisé |
Fonctionnement automatisé et notifications
Le système de MyArkevia repose sur l’automatisation pour réduire les tâches manuelles et améliorer la fiabilité de la diffusion des documents RH. Les flux sont conçus pour que les fichiers arrivent directement dans le coffre personnel du salarié sans intervention manuelle.
Dépôt direct des bulletins par les employeurs
Lorsque l’employeur utilise la solution, les bulletins de paie et autres documents RH sont transmis automatiquement au coffre-fort de l’utilisateur. Ce mécanisme sécurise la distribution et évite les problèmes liés aux envois par email ou papier.
Le dépôt automatique garantit que les documents sont archivés selon des règles définies et horodatés dès leur envoi, assurant ainsi une traçabilité claire de la date de mise à disposition. Ce processus réduit les risques d’erreur humaine dans l’envoi des fichiers.
Notification et gestion des nouveaux documents
À l’arrivée d’un nouveau document, MyArkevia envoie une notification par email pour informer l’utilisateur. Cette alerte permet de consulter rapidement le document, de le télécharger ou de le classer dans des dossiers personnalisés.
Les notifications facilitent le suivi des mises à disposition et évitent les oublis. Elles s’inscrivent dans une logique de flux transparent : réception, notification, accès, et archivage long terme.
Sauvegardes régulières pour pérennité des données
Les sauvegardes constituent une couche supplémentaire de protection contre les pertes accidentelles ou les incidents techniques. MyArkevia effectue des sauvegardes régulières pour garantir la continuité et la restauration des archives si nécessaire.
La stratégie de sauvegarde combine redondance et cycles périodiques afin d’assurer qu’à tout moment une copie valide existe sur des supports indépendants. Cette approche limite les interruptions de service et protège les informations sensibles.
En cas de panne matérielle ou d’incident majeur, la restauration depuis les sauvegardes permet de récupérer les documents sans perte significative. Cela offre une assurance supplémentaire quant à la disponibilité à long terme des fichiers confiés à la plateforme.
Polyvalence de MyArkevia
Au-delà des bulletins de paie, MyArkevia propose un espace de stockage pour d’autres documents personnels, ce qui en fait un centre documentaire centralisé pour la vie administrative. L’objectif est de rassembler dans un seul endroit les pièces utiles au quotidien.
La plateforme accepte des pièces d’identité, des diplômes, des justificatifs de domicile, des contrats divers et tout document que vous souhaitez garder en sécurité. Cet espace supplémentaire est souvent proposé gratuitement et permet de constituer un dossier numérique complet et organisé.
En rassemblant documents professionnels et personnels, MyArkevia facilite les démarches comme la constitution d’un dossier de retraite, la préparation d’une demande d’aide ou la réponse à une administration. Le coffre devient un point unique pour gérer l’historique documentaire et les preuves administratives.
Pour les développeurs ou responsables IT, MyArkevia peut aussi s’intégrer aux processus internes : flux automatisés, API ou connecteurs selon les besoins des systèmes d’information, afin d’optimiser la dématérialisation et la distribution des fichiers RH.
MyArkevia combine archivage longue durée, sécurité technique et accès permanent pour offrir une solution centralisée de gestion documentaire. Vous y conservez vos preuves professionnelles et personnelles, tout en bénéficiant d’outils pour les retrouver et les partager quand nécessaire. Consultez également notre avis sur Arkevia comme coffre-fort numérique.
